Citavi Archives - Social Science Software

Berufswegen stehe ich gerade vor der Aufgabe, mich in EndNote einarbeiten zu müssen. Im Projekt soll EndNote die Literaturverwaltung unserer Wahl sein, es wird von allen im Projekt beteiligten Unis unter einer Campsulizenz den Mitarbeitenden und Studierenden kostenlos zur Verfügung gestellt und wie ich bei meiner Recherche zu EndNote festgestellt habe, ist es „einer der Marktführer unter den professionellen Literaturmanagement-Programmen weltweit“ (Quelle: FU-Berlin). Die Aussage zur Marktführerschaft kann ich nach einem Tag der EndNote-Nutzung überhaupt nicht nachvollziehen, ebensowenig die Tatsache, dass wahrscheinlich unzählige Unis weltweit sich diese Software für viel Geld von Thomson Reuters (das sind die vom Web of Science) lizensieren lassen. Thomson Reuters, genau die, denen unser Wissen besonders am Herzen liegt. Aber bevor das hier noch zur Systemkritik ausartet, soll lieber eine kleine Begründung für meinen heute frisch aufgestauten Frust folgen.

Veraltetes Interface

Ich nutze EndNote in der Version X7.4. Was mir als erstes auffiel, war die altbacken wirkende Nutzerschnittstelle. Das stört mich zwar nicht sonderlich, aber wenn ich für eine Software viel Geld auf den Tisch lege, dann erwarte ich auch eine vernünftige und aktuelle Nutzerschnittstelle.

Wo schreib ich jetzt meine Exzerpte hin?

Das nächste irritierende Moment kam dann, als ich versuchte, Exzerpte anzulegen. Die Frage ist nämlich, wo mach ich das bloß? Öffne ich einen Quelleneintrag, dann habe ich zwar alle möglichen Felder, aber eins für Exzerpt, Review oder dergleichen finde ich nicht.

PDFs werden doppelt abgelegt?

Der nächste Frustmoment folgte, als ich versuchte meine Quellen mit den jeweiligen PDF-Dateien zu verknüpfen. Ich habe es bisher immer so gehalten, meine sämtliche Literatur (meistens halt PDF-Dateien) in einen Ordner zu packen und die einzelnen Dateien im Namensformat NAME_YEAR_TITEL.pdf abzulegen. So kann man auch ohne Literaturverwaltung fix nach einem Dokument suchen. Als ich nun einige Quellen angelegt habe und die Zuordnung der PDFs in EndNote durchgeführt habe, passiert nun folgendes. EndNote legt einen separaten DatenOrdner an und speichert die Dateien dort ein zweites Mal ab und zwar jedes einzelne PDF in einem separaten Ordner. Wieso macht EndNote das und wieso tut es das, ohne mich zu fragen? Das finde ich echt verwirrend.

PDF Auto Import Folder

Unter den Einstellungen fand ich dann folgende Option: PDF Auto Import Folder. Das klang interessant, ohne das eine Erklärung im Programm angegeben wäre, dachte ich, wenn ich dort ein PDF ablege, wird das von EndNote erfasst und das Programm weisst mich vielleicht auf eine neue Literaturquelle hin, so oder so ähnlich. Aber irgendwie hat EndNote das wieder verbockt oder ich habs einfach falsch verstanden: es hat meinen Literaturordner durchsucht und alle Quellen angelegt – soweit so gut. Allerdings hatte ich diese Quellen alle bereits in EndNote angelegt bzw. vorher importiert. Außerdem waren die Quellen so eingefügt, dass das einzige Datum in dem Titel bestand, der 1:1 aus dem Dateinamen generiert wurde. Wieso macht EndNote das? Und wieso führt es mich in diesem Vorgang nicht wenigstens noch einen Schritt weiter, damit ich Duplikate löschen kann oder sonst wie Fehler manuell beheben kann?

Und überhaupt Keywords – Term List?

Die nächste Entäuschung kam dann, als ich versucht habe über Keywords eine gewisse Systematik in meine Quellen zu bekommen. Ich kenne das bisher aus den beiden anderen Literaturverwaltungsprogrammen, die ich bisher genutzt habe (JabRef, Citavi). Dort ist die Verwaltung von Keywords relativ intuitiv gelöst. Das kann ich von EndNote allerdings nicht behaupten. Ich kann zwar Keywords in den einzelnen Quellen vergeben und eine Term List anlegen, aber was kann diese Term List? Das erschließt sich mir nicht sofort und irgendwie hätte ich da als privater Nutzer, der EndNote vielleicht gerade testet, auch keine Lust mehr. Hier an der Stelle würde ich das Programm zur Seite legen und mich doch eher einer der freien Alternativen zur Literaturverwaltung hinwenden oder wenigstens Citavi, dessen Nutzung ich ebenso empfehlen kann.

Fazit

Werkzeuge zur Literaturverwaltung sollten einfach zu nutzen sein. EndNote ist dies nicht und auch nicht fehlerfrei, mir sind einfach zu schnell zu viele Fehler aufgefallen. Ergo, lasst die Finger von EndNote und kauft euch mit dem gesparten Geld lieber ein Eis oder mal wieder vernünftige Drogen.

Wir hatten letzte Woche die Möglichkeit an einem 2-tägigen Citavi-Workshop teilzunehmen. Obwohl der Großteil von uns unter Linux arbeitet und Citavi nur für Windows erhältlich ist, kann so etwas ja nicht schaden. Systematik der Literaturverwaltung und so. Wir sollten es auch nicht bereuen. Citavi ist wirklich eine sehr mächtige Literaturverwaltung. Wenn Lizenzkosten, der proprietäre Code und die einseitige Verfügbarkeit nicht währen, wir würden glatt überlegen, unser ins Herz geschlossenes JabRef zu verlassen. Aber so, niemals.

JabRef für Citavi verlassen?

Trotzdem hier ein kleiner Überblick über die sehr beeindruckende Funktionalität von Citavi. Die horizontal 3-geteilte Oberfläche hat uns sehr gut gefallen. Jedoch benötigt man schon einen etwas größeren Monitor, um in deren vollen Genuss zu kommen. Links die Literaturliste, in der Mitte die Details des ausgewählten Eintrags und rechts die Möglichkeit, sich den verknüpften Inhalt auf der verlinkten Webseite oder mithilfe des Adobe PDF Readers anzeigen zu lassen. Die Literaturliste könnte unserer Meinung nach etwas kompakter dargestellt sein. Bei uns wurden so lediglich 12 Quellen auf einer Seite angezeigt. Standardmäßig kann die Literatur nach Schlagworten und Kategorien sortiert, und gefiltert werden. Befindet man sich im Adobe Reader hat man einige Optionen, Inhalte direkt in das Citavi zu integrieren. Auch wirklich sehr hilfreich: Abstract markieren, rechte Maustaste, Citavi Picker wählen und Zitat als Abstract hinzufügen. Analog dazu kann auch das Inhaltsverzeichnis, Zitate oder auch Bilder und Diagramme hinzugefügt werden. Leider haben wir keine Möglichkeit gefunden, den PDF Reader zu wechseln. Annotieren konnten wir die Dokumente daher nicht direkt in Citavi. Diese Funktionalität wurde sich bereits in 2011 im Citavi Forum gewünscht, bisher ist noch nichts geschehen in der Hinsicht.

Citavi Support sehr umfangreich

Was uns gleich zum nächsten Punkt bringt, dem Support. Die Webseite ist wirklich sehr ausführlich in Bezug auf Hilfestellungen, FAQs und dem Forum. Auch eine umfangreichere Einführung in das wissenschaftliche Schreiben mit Citavi ist zu finden.

Importieren und Recherchieren von Quellen

Seine wahre Stärke entfaltet Citavi beim Import und der Recherche von Quellen. Über den vorab zu installierenden Citavi Picker werden ISBN und DOIs automatisch in Webseiten erkannt und das entsprechende Werk kann importiert werden, ebenso in Freitext aus PDF oder Worddokumenten heraus. Sind dort bspw. im Text Literaturangaben vermerkt, können diese alle automatisch in Citavi importiert werden. Auch in Sachen Datenbanken oder Bibliothekenrecherche bringt Citavi mächtige (jaja, mächtig klingt irgendwie geheimnisvoll und bedeutungsschwanger, aber unkonkret) Funktionalität mit. So kann man sich seine Bibliothek vor Ort als Recherchequelle eingeben, außerdem Bibliotheksverbünde oder aus einem riesigen Sortiment an online verfügbaren Datenbanken wie JSTOR, ACADEMIC Search, Web of Science ua. auswählen. Auch der Im- und Export verschiedener Formate (RIS, Endnote, verschiedene BibTex-Formate) geht relativ leicht von der Hand, was den potentiellen Umstieg auf Citavi recht einfach machen würde. Beim Import von Information aus Worddateien bzw. besonders aus PDF-Dateien heraus, hat bei uns allerdings recht häufig fehlerhafte oder komplett falsche Einträge generiert. Hier sollte man auf jeden Fall aufpassen und nochmal kontrollieren.

Projektmanagement mit Citavi

Eine weitere Stärke von Citavi liegt im Projektmanagement. So kann man für alle Quellen Aufgaben verschiedener Aufgabenkategorien (Exzerpieren, Abstract schreiben, Titelangaben überprüfen, ect), Deadlines und den Bearbeitungsstand angeben. Auch gibt es die Möglichkeit, ein Projekt als Teamprojekt anzulegen und dann mit mehreren Leuten zusammenzuarbeiten. Diese Option haben wir allerdings nun noch nicht getestet. Dubletten erkennt Citavi auch ohne Probleme (Titel – Dubletten anzeigen). Mehrfach verwendbare Variablen wie Personennamen oder Zeitschriftennamen können zentral angezeigt und bearbeitet werden. Anstatt den zweiten Vornamen eines Autors in jeder Publikation zu ändern, machen Sie dies über die Listenfunktion an einer Stelle zentral für alle Literatureinträge.

Fazit

Citavi ist vor allem für Leute interessant, die eine recht umfangreiche Literatursammlung haben, unter Windows und dort mit MS Word arbeiten. Für größere Abschlussarbeiten würden wir jedoch immer dazu raten, sich LaTeX anzueignen und damit zu arbeiten. Die Studentenlizenz ist momentan (April 2014) für 119€ zu haben. Jedoch haben die Universitäten häufig Campuslizenzen erworben, welche es Studenten und Mitarbeitern erlaubt, die Citavi-Vollversion zu beziehen. Eine interessante quelloffene und ‚kostenlose‘ Alternative zu Citavi würden wir in Docear sehen. Ein wahrlich interessantes Projekt, welches auf JabRef aufsetzt und ein Projektmanagement mitbringt, was u.a. die Integration und Erstellung von MindMaps ermöglicht.